Pagrindinis > Daugiau kategorijų > Įmonės informacijos valdymas 2019-aisiais: esminės tendencijos

Įmonės informacijos valdymas 2019-aisiais: esminės tendencijos

Pastarieji metai pasižymi ypatingu technologiniu proveržiu ne tik žmonių asmeninio gyvenimo, bet ir verslo srityje. Kone nevaldomai augantis informacijos kiekis, poreikis ją struktūrizuoti, kitaip apdoroti veda kompanijų vadovus link įvairių išmanių sprendimų. Tad jau galima pastebėti, kad šiais metais net įprastų dokumentų valdymas keisis daugelyje prisitaikyti prie pokyčių siekiančių įmonių. Pateikiame kelias technologines gaires, kurios šįmet bus ypatingai stiprios.

Debesų galia

Debesija – terminas, kuris nustebina retą kurį verslo atstovą. Visgi toli gražu ne visi spėjo pritaikyti šią technologiją kasdieniame įmonės gyvenime. Labai tikėtina, kad šiais metais tokios kompanijos sparčiai vysis kitas. Debesų kompiuterija, suteikianti galimybę saugoti informaciją ne kompiuteriuose, o virtualioje erdvėje, centralizuotai, taps vienu esminių duomenų valdymo aspektų.

Bylų perkėlimas į sistemą – atgyvena

Šiandien dokumentai vis rečiau kuriami naudojant įprastas programas. Šįmet stipri tendencija – tai, kad duomenys nebėra perkeliami į informacijos valdymo sistemas: jie ten tiesiog iškart kuriami. Sistemose failas išgyvena visą savo ciklą: nuo sukūrimo, koregavimo, tvirtinimo, persiuntimo iki sunaikinimo. Toks dokumentų valdymas, tikėtina, šiais metais įsigalės vis stipriau. Tai nėra tik mados reikalas: kuriant duomenis iškart sistemoje sutaupoma ir laiko, ir lėšų, skirtų kitų programų diegimui, palaikymui.

Darbas nuotoliniu būdu – įprastas tarsi oras

Galimybė dirbti iš namų ar tiesiog ne biure jau ir pernai buvo suprantamas kaip didžiulis privalumas. Visgi spėjama, kad šįmet tokia galimybė taps tiek pat savaime suprantama, kaip ir oras, kuriuo kvėpuojame. Tam, kad darbai vyktų sklandžiai ir visa informacija būtų lengvai pasiekiama, be išmaniųjų įrenginių išsiversti bus sunku. Taip pat daugeliui prireiks ir specialių valdymo sistemų, padedančių kurti, saugoti, platinti duomenis centralizuotai.

Kova su saugumo iššūkiais

Šiuolaikinis dokumentų valdymas neatsiejamas nuo įvairių saugumo rūpesčių. Informacijos nutekinimas – grėsmė, kuri lygiai taip pat pavojinga ir mažoms, ir didelėms įmonėms. Visgi kovos būdų ieškoma išties aktyviai. Šiais metais padėti gali ir duomenis analizuojantis dirbtinis intelektas, ir paprastesni sprendimai. Reikėtų nusiteikti, kad el. parašo sistema, prisijungimo patvirtinimas dviem veiksmais (angl. 2FA), vengimas naudotis svetainėmis, kurios neturi SSL sertifikato, atidus vartotojų, galinčių prisijungti prie duomenų valdymo sistemų, autorizavimas šįmet taps (jei dar netapo) tiesiog elementariais saugumo sprendimais.

Be strategijos – nė žingsnio

Chaosas versle retai kada duoda gerų rezultatų. Kiek tik įmanoma, siekiama viską planuoti, numatyti kelis žingsnius į priekį, nusiteikti netikėtumams. Informacijos valdymas – ne išimtis. Tam taip pat reikia šiokios tokios strategijos arba bent jau griežtai taikomų taisyklių. Kiekviena įmonė turėtų parengti gerai pagrįstas, aiškias gaires, kaip elgtis su visais dokumentais. Svarbu, kad dokumentų valdymas būtų patikėtas kompetentingiems darbuotojams. Be to, turi būti apsispręsta, kokias kanalais, kada bus persiunčiama informacija. Tokiu atveju su duomenimis susijusiomis užduotys turėtų būti aiškesnės ir visiems esamiems, ir naujai prie komandos prisijungiantiems darbuotojams.

Paprasčiausių sprendimų paieška

Galima teigti, kad ši tendencija tarsi apibendrina visas kitas. Iššūkių verslui šiais metais tikrai nemažės, todėl būtina kuo efektyviau išspręsti jau esamas problemas, pagalvoti, kaip užkirsti kelią naujoms grėsmėms. Dėl to įmonės dar aktyviau diegsis informacijos valdymo, saugumo sistemas, programas su dirbtiniu intelektu. Tikslas – atlikti darbus kuo paprasčiau, sutaupant kuo daugiau laiko ir kitokių resursų. Kartais tai gali reikšti ir etatų (pavyzdžiui, personalo valdymo specialistų) mažinimą. Visgi atrasti „butelio kakliukus“, įvairias saugumo, našumo spragas – ypatingai svarbu.

Naujų technologinių sprendimų taikymas duomenų valdymui neabejotinai lemia papildomas išlaidas. Visgi visuomet pravartu prisiminti, kad vieni pagrindinių sėkmingo verslo principų – progresas, lankstumas, gebėjimas prisitaikyti prie naujovių ir generuoti jas. Dėl to šiais metais dokumentų valdymas įmonėse tiesiog padės atskleisti, kiek iš tiesų siekiama judėti į priekį, siekti tikslų greičiau ir produktyviau. Jei vis tiek trūksta motyvacijos imtis pokyčių – prisiminkite, kad visos racionalios, galimybes ir poreikius atitinkančios investicijos ilgainiui atsiperka.

Komentaras “Įmonės informacijos valdymas 2019-aisiais: esminės tendencijos

Parašykite komentarą

El. pašto adresas nebus skelbiamas.